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7 consejos para escribir correctamente un email

Cómo escribir un email profesional

Sabemos que en el mundo corporativo y de negocios el email es el medio de comunicación más utilizado; ya sean cotizaciones, solicitudes, órdenes de trabajo, o en el proceso de reclutamiento, el correo electrónico es la forma en la que la información fluye a través y en las organizaciones. Aquí te compartimos 7 consejos para que la gente que reciba tus emails tenga la mejor impresión de ti:

1. Ser breves, claros y concisos

Lo más importante, sabemos que no somos el único correo en la bandeja de nuestro destinatario por lo que tenemos que ser muy puntuales en lo que queremos lograr o comunicar. Podemos utilizar la siguiente fórmula:

Quiénes somos (presentación) + contexto (si es necesario)+ qué ofrecemos o solicitamos+ agradecimiento y despedida.

2. Enviar desde una dirección fácil de identificar

Es importante utilizar un usuario de correo que te identifique a ti. Evitar enviar mensajes con usuarios del tipo This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. o mensajes con direcciones tipo This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ya que en este caso se identifica a tu organización pero no quién lo envía. ¿Quién es info? ¿Tu destinatario preguntará por info cuando llame o escriba? Genera mayor confianza una dirección tipo This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

3. Cuidar el formato

Procura seguir estos tips:

  • No utilizar negritas o o cursivas en exceso y no utilizar el subrayado (puede confundirse con un enlace a un sitio web)
  • No utilices fuentes demasiado grandes (mayores a 30 puntos) o demasiado pequeñas (menos de 8 puntos)
  • Utiliza una fuente fácil de leer. Sugerencias: Verdana, Arial, Tahoma o Helvetica
  • Organiza tu contenido en párrafos. Cada párrafo debe resolver una cuestión (quién/quiénes somos, qué ofrecemos, agradecimientos,…) y debe estar separado por un espacio.
  • Utiliza listas si tienes que describir una serie de características, explicar una serie de pasos o cualquier tipo de información que se pueda desglosar en este formato. El contenido será más claro y fácil de leer.

4. Utilizar un buen subject

Depende las palabras que escojas para poner aquí si tu email será leído, archivado o borrado. El asunto debe resumir el objetivo del email; debe ser especifico y lo más corto posible pero sobre todo que el contenido del email sea coherente con el asunto; nada más exasperante para nuestro destinatario que sentirse engañado al leer el cuerpo de nuestro email.

5. Evitar añadir archivos adjuntos muy pesados

Evita añadir archivos cuyo peso sea excesivo (más de 5 MB). Es mejor situar ese contenido en algún lugar de Internet (te recomendamos We Transfer, Google Drive o Dropbox) y añadir un enlace para permitir que nuestro destinatario lo descargue

6. Revisa la ortografía

Si no te detienes a checar la ortografía antes de darle click al botón de “Enviar” generarás desconfianza en el destinatario y lo peor, proyectarás una imagen de falta de interés y atención, seguramente tu destinatario se preguntará ¿por qué voy a interesarme en alguien que no se preocupa de corregir los errores ortográficos de sus mensajes?

7. Y por último, en un email profesional no está recomendado nada de esto:

  • Emoticones: Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo.
  • Mayúsculas: La forma correcta de escribir es en minúsculas utilizando sólo las mayúsculas según las reglas ortográficas lo indican. Si sólo utilizas mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y muy importante, cuando utilices mayúsculas, ¡acentúalas!
  • Fondos: No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador profesional te ayude con esta parte.
  • Enviado desde: Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, pueden interpretarse como presunción o pose.